По указу Мэра Москвы, всем организациям в обязательном порядке необходимо перевести 30% сотрудников на удаленную работу из-за ситуации с коронавирусом. Кого нужно отправить на удаленку и как это оформить документально? Сейчас расскажем.
Что такое удаленная (дистанционная) работа
Удаленная (или дистанционная) работа – способ организации работы, при котором:
- Сотрудники выполняют свои обязанности не на территории работодателя;
- Связь, совещания и отчетность происходит посредствам телефона и сети интернет, без личных встреч.
Как выбрать те самые 30%, которые будут работать из дома
Прежде чем оформлять документы, нужно определить кого отправлять на удаленку. В первую очередь, обратите внимание на группу риска — это люди старше 65 лет и те, кто имеет хронические заболевания из этого документа. Если исходя из этих критериев 30% все равно не набирается, то действуйте на свое усмотрение. Например, отправляйте работать из дома тех, кто живет с пожилыми людьми, или тех, кто далеко живет и передвигается на общественном транспорте.
Кстати, если при вычислении 30% сотрудников у вас получилось число с десятыми и/или сотыми, то округлять его нужно всегда в большую сторону.
Как отправить сотрудников на удаленку?
Как оформить документы, чтобы перевести на удаленку сотрудников, которые были приняты на обычных условиях? Это важно сделать правильно, потому что за нарушения предусмотрены штрафы. О них расскажем чуть ниже.
Шаг 1. Издание указа от руководителя.
В приказе должны быть следующие сведения:
- Список сотрудников, которые отправляются на удаленную работу;
- Распоряжение о том, что с каждым из них необходимо заключить дополнительное соглашение.
Если вы не заключите доп. соглашение с каждым сотрудником, то при первой же проверке вас оштрафует Государственная инспекция труда.
Шаг 2. Доп. соглашения
В соглашении необходимо прописать все условия работы и отчетности, а именно:
- Время труда и отдыха. Даже если оно осталось таким же, каким было в офисе. Это необходимо, т.к. если вы не укажите конкретное время, это будет означать, что сотрудник сам вправе решать, когда ему работать, а когда отдыхать.
- Способы взаимодействия сотрудника и руководства, через какие каналы будет производиться связь. Если это почта, то укажите частоту ее проверки. Если мессенджеры — то укажите какие именно. Также в доп. соглашение включите в обязанности сотрудника сообщать о проблемах с интернетом, связью и о смене контактных данных.
- Установите форму и периодичность отчетности.
- Какие сроки невыхода на связь будут считаться прогулом. Например: «отсутствие обратной связи в течение 4 часов будет расцениваться как прогул».
- Если сотруднику выдано какое-то оборудование для работы дома, то это также нужно указать в доп. соглашении. И, естественно, то, что работник несет за него ответственность – тоже.
Не забудьте оставить место для подписи: себе и сотруднику, о котором идет речь. И да, каждое доп. соглашение делается в двух экземплярах: для вас и для работника.
Какие сроки писать в указе?
Так как сроки пандемии назвать никто не может, лучшим выходом будет — написать как есть: «удаленный режим работы вводится для предотвращения распространения коронавирусной инфекции. Как только ситуация наладится – работа вернется в штатный режим, путем выхода нового указа.»
Можно ли сократить заработную плату из-за удаленки?
Из-за перевода на дистанционную форму работы – нет, нельзя. Но есть другие законные способы это сделать.
- Если у сотрудника в офисе были обязанности, которые невозможно выполнять из дома. В таком случае в доп. соглашении нужно указать обязанности, которые работник временно не будет выполнять.
- Если вы сокращаете рабочее время. В таком случае будет уместно написать в доп. соглашении, что «Оплата труда производится пропорционально отработанному времени».
Правомерно ли отправить сотрудников в отпуск?
Нет. Если вы будете принуждать работников уйти в отпуск за свой счет, они могут отправить жалобы в ГИТ и тогда начнутся суды, в которых очевидно победит сотрудник.
Единственное пересечение с отпуском в данном контексте – если сотрудник написал заявление и ушел в обыкновенный оплачиваемый отпуск. В таком случае, не забудьте про отпускные, которые вы должны выплатить за 3 дня до начала отпуска. Подробнее про отпуск можно прочитать тут.
Еще один вариант избежать удаленной работы – отправить сотрудников в «простой». О том, что это такое и как его оформить мы расскажем в следующей статье.
Штрафы
За нарушения порядка оформления удаленной работы предусмотрены штрафы:
- Для должностных лиц – предупреждение или штраф от 1000 до 5000 руб.
- Для предпринимателей – от 1000 до 5000 руб.
- Для организаций – от 30 000 до 50 000 руб.
При повторном нарушении штрафы возрастают — и для ИП, и для ООО — до 1 млн. рублей или приостановление деятельности на 90 суток.
Подведем итоги
На случай проверки, которые сейчас проходят по всей Москве, мы рекомендуем:
- Зарегистрируйте приказ в Журнале учета приказов по личному составу;
- Вывесьте информацию о сотрудниках на специализированный стенд.
Так повысится лояльность проверяющего инспектора, и вы сможете доказать, что работаете согласно законодательству.
