Регистрация входящих документов необходима каждой организации. Это позволит не потерять нужный документ среди кучи входящей корреспонденции.
Регистрация документа – это присвоение ему порядкового номера, который регистрируется в журнале учета входящих документов.
В этой статье мы расскажем:
Какие документы нужно регистрировать?
Как регистрировать входящие документы?
Какие графы должны быть в журнале учета входящих документов?
Какие документы нужно регистрировать?
В любую компанию поступает бесконечное количество документации. В основном, это:
- Реклама
- Бандероли
- Газеты и журналы
- Письма
Каждая компания сама регламентирует, какие документы нужно регистрировать, а какие нет. Чаще всего, подлежат регистрации те документы, которые:
- нужно учитывать
- исполнение которых нужно проконтролировать
- используются в справочных целях.
Как регистрировать документы?
Присваиваем идентификационный индекс.
Идентификационный индекс – комбинация из цифр и букв, для того, чтобы потом документ легче было найти. Цифры – это порядковый номер документа, а буквы обозначают тип документа для отнесения его к какой-либо группе документации. Например, индекс «К» — обычно означает документ для отдела кадров, а «Л» — распорядительные документы. Также, организация может самостоятельно разработать коды для индексов.
Вносим сведения в журнал входящей документации.
По стандарту, журнал учета входящих документов содержит следующие графы:
- порядковый номер записи;
- присвоенный регистрационный входящий номер документа;
- дата регистрации;
- исходящий номер документа,
- присвоенный отправителем;
- отправитель;
- заготовок и краткое содержание документа;
- отметка о наличии приложений;
- адресат (генеральный директор, его замы и пр.);
- исполнитель — сотрудник, которому документ передан на исполнение;
- ссылка на электронную копию письма;
- примечание.
Таким образом, журнал содержит всю необходимую информацию, чтобы входящий документ не потерялся в базе данных.
Не теряйте важные бумаги, ведь порядок в документации, как минимум — залог отсутствия проблем с проверяющими органами.
