Командировки – частое явление в большинстве компаний. В общепринятом понятии, командировка – это поездка сотрудника по распоряжению работодателя для выполнения рабочих обязанностей вне рабочего места. Итак, как же направить работника в командировку, не нарушив никакие правила? Расскажем в этой статье.
Проверка на ограничения
Перед командировкой убедитесь, что запланированный человек не относится к категории, которых нельзя отправлять в командировки. По закону, это:
- беременные женщины;
- несовершеннолетние;
- инвалиды, если это противоречит ИПР (индивидуальная программа реабилитации).
Также, есть категории людей, которых можно отправить в командировку только при наличии их письменного согласия. К ним относятся:
- женщины, имеющие ребенка в возрасте до 3-х лет;
- имеющие детей инвалидов;
- осуществляющие уход за больным членом семьи.
Запрос от работодателя на согласие пишется в свободной форме. В нем обязательно написать, что сотрудник имеет право отказаться. В случае отказа – начальнику придется направить кого-то другого, принуждать людей из этих категорий нельзя.
Если же человек не относится ни к одной из перечисленных категорий – он обязан поехать в командировку по приказу руководства.
Направление сотрудника в командировку
Шаг 1. Готовим документы
Для того, чтобы направить в командировку необходимо распоряжение начальства в письменной форме – приказ. Его можно составить в свободной форме, а можно использовать форму N Т-9.
В приказе нужно указать:
- Наименование работодателя;
- ФИО и должность сотрудника;
- Место, срок и цель командировки.
Работника нужно ознакомить с приказом под подпись, т.к. в случае неисполнения указа и отсутствия подписи сотрудника – вы не сможете доказать, что работник знал о командировке.
Шаг 2. Аванс
Бухгалтерия, по приказу руководителя, составляет смету расходов. В нее включаются расходы на проезд, проживание и суточные. Исходя из расчётов бухгалтерии, руководитель обязан выдать эту сумму в виде аванса сотруднику, который направляется в командировку.
Шаг 3. Документация
Далее, необходимо внести информацию в журнал учета работников, выбывающих в командировки.
Для этого журнала нет утвержденной формы, но есть рекомендованные графы:
- № п/п
- Ф.И.О. командированного работника
- Занимаемая должность
- Номер командировочного удостоверения
- Ф.И.О., должность работника, подписавшего командировочное удостоверение
- Дата
- Фактического убытия
- Фактического прибытия
- Количество дней командировки
- Расписка командированного работника в получении командировочного удостоверения.
Журнал заполняется руководителем организации или лицом, у которого есть доверенность на это.
Также, руководитель должен учитывать время командировки в табеле учета рабочего времени. Проведенное в командировке время обозначается буквенным кодом «К» или цифровым «06», а продолжительность рабочего времени в эти дни не указывается.
Возвращение сотрудника
После возвращения сотрудник должен написать авансовый отчет о потраченных средствах. Сделать это необходимо в течение трех рабочих дней после возвращения. Отчет пишется по форме N АО-1 или работодатель может разработать форму самостоятельно. К авансовому отчету прикладываются документы, подтверждающие расходы. Каждый документ нужно пронумеровать. Нумерация на документах должна совпадать с нумерацией в отчете. К документам о расходах, связанных с командировкой относятся:
— чеки и проездные билеты, подтверждающие оплату проезда
— кассовый чек или документ, оформленный на бланке строгой отчетности, подтверждающий оплату проживания
-документы и чеки, подтверждающие иные расходы, по согласованию с руководителем. Все данные о расходах в командировке передаются в бухгалтерию для дальнейшего учета.
Когда все расходы учтены – историю с командировкой можно считать закрытой. Но в жизни случаются разные ситуации. Например, сотрудника понадобится срочно вернуть из командировки. Что же делать? Читайте обзор ситуации в следующей статье.
